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【コピペOK】集客を成功させるウェビナー案内メールの書き方

こんにちは、わしづかみウェビナーです。ウェビナーを開催する際には、集客や参加方法の案内などでメールを送る機会が多いですよね。ウェビナーにおいてメールでのマーケティングは非常に重要です。今回はウェビナー開催前に必要なメールについて解説します。
これからウェビナーを開催する方や、今のメールの内容や送り方に自信がない方はぜひ最期までお読みください!

ウェビナー案内メールの書き方

メールのイメージ画像

ウェビナーの集客やご案内にはメール送信が効果的です。なぜならすでに自社で保有している顧客リストから集客を行うので、自社製品やサービスへの興味が高い顧客が多いからです。さらに、ウェビナーへの参加を希望する方は、すでにお困りごとや解決したいお悩みを持っている確率が高いので、商品等の成約率はさらにアップするでしょう。

しかし書き方に不備があるとメールの効果は半減してしまいます。ここでは、ウェビナー開催前のメールの書き方を以下の2種類にわけて解説していきます。

  • 【①集客】開催のお知らせ
  • 【②案内】参加方法のご案内

【①集客】開催のお知らせ

集客のメール、つまりウェビナーの開催を知らせ、参加者を募るメールです。ウェビナーの日時や内容について知ってもらい、申し込みをしてもらうことが目的のメールです。

【②案内】参加方法のご案内

参加方法のご案内メールは、ウェビナーへ申し込んでくれた方へのメールです。すでに申し込み済みの方ですが、ここで気を抜いてしまうと未参加や興味・信頼の低下に繋がってしまいます。

集客メールの書き方

集客メールでは以下の内容が必要です。

  • ウェビナー開催日時
  • 参加者にスケジュールを確認していただくために、日時の記載はわかりやすい場所にしましょう。タイトルに日時を入れるのもおすすめです。また、スケジュールを抑えてもらうことになるので、開始時刻だけでなく、何分程度のセミナーなのかも忘れずに記載しましょう。

  • ウェビナーの内容
  • ウェビナーのあらすじだけでなく、このセミナーで何が学べるのか、何が解決するのかをできるだけ具体的に記載しましょう。特に、忙しいビジネスパーソン向けのウェビナーの場合、業務中の時間を無駄にしたくないという思いがあるはずですから、内容のミスマッチがないように当日のレジュメ等まで開示しても良いかもしれません。ただし、開示しすぎるとメールだけで満足してしまいますから、ウェビナー当日にどんな情報を得られるのかという書き方がおすすめです。

  • 講師情報・経歴
  • 多くのウェビナーは、誰もが知っている有名人・著名人ではなく、自社の担当者や教育者が登壇します。この人はどんな経験でどのようなことが専門なのか、今回のウェビナー内容についてどれくらい信用できる情報を提供してくれるのかなどは、ウェビナー参加の決め手となるケースも少なくありません。

  • 費用や開催媒体等
  • 無料の場合も有料の場合も、費用について記載しておきましょう。そのほかにも、当日までにアプリ等のダウンロードが必要であったり、どのように参加リンクが送られてくるかなど、事前にご案内しておくことで安心して申し込みが可能です。

参加案内メールの書き方

参加案内メールでは以下の内容が必要です。

  • 日時等の予約内容確認
  • 参加者がいつでも参加内容を確認できるように、必要情報はメールで再度送信しておきましょう。

  • 視聴URL
  • 視聴用のURLがすぐに発行できる場合は、あらかじめお伝えしておきましょう。URLの発行が後日になる場合は、いつまでにURLを送るのか記載することで参加者の不安を軽減することが可能です。

  • アプリや事前登録の案内
  • 事前にダウンロードや登録が必要なものがあれば、URLや手順付きでご案内しておき、当日スムーズに参加していただけるようにしましょう。また、参加に当たっての注意事項があればメールでアナウンスしておきましょう。

  • 関連情報や当日のレジュメ等
  • 参加前に確認しておくと便利な資料やURLがあればお送りしましょう。また、当日の資料の簡易版なども合わせて送っておくと参加者の興味を持続させることが可能です。
    他にも、類似のウェビナー情報があればおすすめするのも良いでしょう。

効果的なメール送信のタイミング

ターゲットごとにベストなメール送信タイミングは異なります。ターゲット層の生活リズムを想像してメールをゆっくり読んでもらえそうなタイミングを狙うのが大切です。

ターゲットごとの送信タイミングの例

ビジネスマンなら朝の通勤電車の中や、昼休みにスマートフォンを見ることが多いので、プライベートに関する内容のウェビナーであれば朝8-9時や昼の12時がおすすめです。
仕事に関係する内容であれば業務用のメールで受信している可能性が高いので、朝のメールチェックが落ち着いた時間や夕方もねらい目です。一般的に月曜日・金曜日は会議などが入りバタバタしている場合が多いので、ビジネス系の内容であれば平日の火曜日~木曜日に送信するのが良いとされています。

主婦の方であれば、家事がひと段落して夕飯の準備が始まる前の14-16時ごろが開封のピークである場合が多いです。パート等をしている場合も、子どもの送迎や帰宅の関係で早い時間に働いている可能性が高いので、同様の時間帯に開封率が高くなると予想できます。

このように、ターゲットに合わせて配信時間を考えてみましょう。

メールを送る回数や時期は?

まず、ウェビナーの集客メールの場合、参加者のスケジュールの都合があるので最初のメールは2~3週間前には送信できるように用意しましょう。また、先の予定だと申し込みを忘れてしまう場合や、急遽スケジュールに余裕ができる場合も考慮して1~3日前にもメールを配信すると良いでしょう。「申込締切間近」等の文言をメールタイトルに沿えるとより一層効果的です。

参加方法の練習メールは、参加申し込み時とプラスして、前日・当日にもリマインダーメールとして送信するようにしましょう。参加時に過去のメールを探すことが難しかったり、参加を忘れてしまう場合に効果的です。

メール送信機能のあるCMSなどを利用すれば、自動で決まった日付にメールを送ることができるので便利です。メールリストの規模によっては手動での管理は大変でミスも増えるので、このようなサービスの導入を検討してみてもいいかと思います。

ウェビナー案内メールのコツ

メールマーケティングは様々な手法があり、ターゲットや訴求内容によってその効果は様々です。今回は、メールでのウェビナー集客の効果を最大限発揮するためのコツを2つご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

ターゲティングが重要

メール集客はターゲティングがとても重要です。興味のない内容のウェビナーを案内してしまうと配信解除や迷惑メール設定などの可能性もありますので、慎重に細かいターゲット設定を行いましょう。メールを送るリストは量より質を重視することで、結果的に成約率UPにも繋がります。

参加者の目線に立てているかチェック

ウェビナーの内容を伝えたいあまり、情報の押し付けになってしまうことがあります。「ウェビナーに参加するメリット」「ウェビナーでできる/わかるようになること」を提示することで参加したいと思ってもらうことが大切です。お困りごとの提示(問題提起)から、ウェビナーで解決するというイメージを持ってもらうえば参加意欲が高まりやすくなります。「参加すると具体的にどうなる」という未来が想像できるメールを心がけましょう。

コピペOK!ウェビナー案内メールテンプレート

以上のポイントを押さえて、さっそくウェビナーの集客メール・参加案内メールを書いていきましょう。送信タイミング別にメールのテンプレートをご用意したので、ぜひコピー&ペーストで使用してみてください。

集客メールテンプレート①

最初の集客メール

件名

【0月0日 開催決定】○○ウェビナー | 無料参加受付中

本文

○○株式会社
□□様

平素よりお世話になっております。●●株式会社の■■です。
本日は□□様におすすめのデジタルマーケティングについてのウェビナーの開催が決定いたしましたのでご連絡させていただきます。以下、ウェビナーの開催概要でございます。無料・オンラインで参加可能ですので、奮ってご参加ください。

―▪―▪―▪―▪―▪―▪―▪―▪―▪―▪―▪―▪―▪

○○ウェビナー(ウェビナータイトル)
開催日時 : 0月0日(火) 11:00~11:45
開催場所 : オンライン
参加方法 : Zoomでの開催です。お申し込み後、Zoomの視聴リンクをお送りします

[お申し込みはこちら] https//…….com

【内容】

日々変化するデジタルマーケティングについて、プロの講師が最新のテクニックを~

【こんなお悩みを解決します】
・オムニチャネルでのマーケティングを取り入れたいがどうすればいいのかわからない
・社内にデジタル担当がいないが、まずは今のメンバーでデジタルマーケティングを取り入れたい

【このセミナーでわかること】
・デジタルマーケティング初心者でも、デジタル活用の仕組みとメリットがわかる
・未経験でも始められるデジタル活用のファーストステップがわかる
・デジタルマーケティングをどう展開し、どんなツールを導入すればいいのかわかる

【講師紹介】
ウェビナー 太郎
(●●株式会社 デジタルマーケティング促進部長)
2008年●●大学を卒業後、▪▪商事に入社しマーケティングの~

[お申し込みはこちら] https//…….com

ご不明点・ご相談等がございましたらお気軽に下記メールアドレスまでお問い合わせください。
webinar@xxx.xx

●●様のご参加を心よりお待ちしております。

集客メールテンプレート②

開催直前の集客メール

件名

【明日開催】○○ウェビナー | 本日無料参加受付締切

本文

○○株式会社
□□様

平素よりお世話になっております。●●株式会社の■■です。
本日は明日開催のデジタルマーケティングについてのウェビナーの開催のご連絡です。以下、ウェビナーの開催概要でございます。無料・オンラインで参加可能です。受付締め切りは本日でございますので、ぜひお早めにお申し込みください。

―以下同文―

参加案内メールテンプレート

件名

【0月0日 開催】○○ウェビナーへのお申し込み誠にありがとうございます

本文

○○株式会社
□□様

平素よりお世話になっております。●●株式会社の■■です。
この度は「○○ウェビナー(ウェビナータイトル)」への参加お申し込み誠にありがとうございます。お申し込み内容の確認と、視聴用URLをお送りいたしますのでご確認くださいませ。

―▪―▪―▪―▪―▪―▪―▪―▪―▪―▪―▪―▪―▪

【お申し込み内容】
○○ウェビナー(ウェビナータイトル)
開催日時 : 0月0日(火) 11:00~11:45
開催場所 : オンライン
参加URL : https//…….com

・当日はアプリ等のダウンロードは不要ですので、直接URLからご参加ください。
・開始30分前から視聴ページにアクセスが可能でございます

ご不明点・ご相談等がございましたらお気軽に下記メールアドレスまでお問い合わせください。
webinar@xxx.xx

●●様のご参加を心よりお待ちしております。当日はどうぞよろしくお願い致します。

効果的なメールで集客を成功させよう

ウェビナーのメールによるマーケティングは、正しい方法でメールを送ることができればとても効果的です。ウェビナーの内容や、商材・サービスによって効果や手段は異なるので、今回の記事を参考に、ABテスト等を用いて自分のウェビナーにぴったりの攻略法を見つけていただければと思います。
以上、「【コピペOK】集客を成功させるウェビナー案内メールの書き方」でした。最後までお読みいただきありがとうございます。

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現代ではなぜウェビナー集客が重要視されるのか

ウェビナーは現在急速に普及し、様々な大企業がマーケティングにウェビナーを活用しています。ではなぜこれほどまでに「集客ツール」としてウェビナーが注目されているのでしょうか。 まず1つ目に、ウェビナーに参加する顧客は、ウェビナーの題材に沿った「悩み」をすでに抱えている可能性が高いからです。ウェビナーに参加することで、ビジネスであったり、個々の生活における悩みを解決する方法を手に入れることを期待しています。つまり、悩みを解決するたねびツールであったりサービスへの興味関心が高く、購入・契約につながりやすい顧客が集まりやすいといえます。こうして、上質なリードを獲得できることが、企業がこぞってウェビナーを開催する理由の一つです。 次に、ウェビナーは1人の講師が多数の顧客に一度にアピールすることができます。しかも、通常のリアルセミナーの場合は会場に収容できる人数に限りがありますが、ウェビナーでは(ツールによって差はあるものの)人数の上限がほとんどありません。働き方の改革が求められる中で、効率よく営業をかけられるとい鵜部分が大きく注目されています。 そして最後に、ウェビナーはSNSでの拡散との相性が非常に良いことも特徴です。ウェビナーの参加者は、情報収集だけでなく情報発信にも関心が強い場合が多いので、素晴らしいウェビナーを視聴した後は、感想や意見をSNSでフォロワーに共有する可能性があります。そうすると、企業側が集客をせずとも、ウェビナーの参加者が発信媒体となり、新たな顧客を呼び込んでくれる可能性があるのです。

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