ウェビナー開催・参加情報満載

こんにちは、わしづかみウェビナーです。ウェビナーを開催する際には、集客や参加方法の案内などでメールを送る機会が多いですよね。ウェビナーにおいてメールでのマーケティングは非常に重要です。今回はウェビナー開催前に必要なメールについて解説します。
これからウェビナーを開催する方や、今のメールの内容や送り方に自信がない方はぜひ最期までお読みください！

ウェビナー案内メールの書き方

ウェビナーの集客やご案内にはメール送信が効果的です。なぜならすでに自社で保有している顧客リストから集客を行うので、自社製品やサービスへの興味が高い顧客が多いからです。さらに、ウェビナーへの参加を希望する方は、すでにお困りごとや解決したいお悩みを持っている確率が高いので、商品等の成約率はさらにアップするでしょう。

しかし書き方に不備があるとメールの効果は半減してしまいます。ここでは、ウェビナー開催前のメールの書き方を以下の2種類にわけて解説していきます。

【①集客】開催のお知らせ

集客のメール、つまりウェビナーの開催を知らせ、参加者を募るメールです。ウェビナーの日時や内容について知ってもらい、申し込みをしてもらうことが目的のメールです。

【②案内】参加方法のご案内

参加方法のご案内メールは、ウェビナーへ申し込んでくれた方へのメールです。すでに申し込み済みの方ですが、ここで気を抜いてしまうと未参加や興味・信頼の低下に繋がってしまいます。

集客メールの書き方

集客メールでは以下の内容が必要です。

• ウェビナー開催日時

参加者にスケジュールを確認していただくために、日時の記載はわかりやすい場所にしましょう。タイトルに日時を入れるのもおすすめです。また、スケジュールを抑えてもらうことになるので、開始時刻だけでなく、何分程度のセミナーなのかも忘れずに記載しましょう。

• ウェビナーの内容

ウェビナーのあらすじだけでなく、このセミナーで何が学べるのか、何が解決するのかをできるだけ具体的に記載しましょう。特に、忙しいビジネスパーソン向けのウェビナーの場合、業務中の時間を無駄にしたくないという思いがあるはずですから、内容のミスマッチがないように当日のレジュメ等まで開示しても良いかもしれません。ただし、開示しすぎるとメールだけで満足してしまいますから、ウェビナー当日にどんな情報を得られるのかという書き方がおすすめです。

• 講師情報・経歴

多くのウェビナーは、誰もが知っている有名人・著名人ではなく、自社の担当者や教育者が登壇します。この人はどんな経験でどのようなことが専門なのか、今回のウェビナー内容についてどれくらい信用できる情報を提供してくれるのかなどは、ウェビナー参加の決め手となるケースも少なくありません。

• 費用や開催媒体等

無料の場合も有料の場合も、費用について記載しておきましょう。そのほかにも、当日までにアプリ等のダウンロードが必要であったり、どのように参加リンクが送られてくるかなど、事前にご案内しておくことで安心して申し込みが可能です。

参加案内メールの書き方

参加案内メールでは以下の内容が必要です。

• 日時等の予約内容確認

参加者がいつでも参加内容を確認できるように、必要情報はメールで再度送信しておきましょう。

• 視聴URL

視聴用のURLがすぐに発行できる場合は、あらかじめお伝えしておきましょう。URLの発行が後日になる場合は、いつまでにURLを送るのか記載することで参加者の不安を軽減することが可能です。

• アプリや事前登録の案内

事前にダウンロードや登録が必要なものがあれば、URLや手順付きでご案内しておき、当日スムーズに参加していただけるようにしましょう。また、参加に当たっての注意事項があればメールでアナウンスしておきましょう。

• 関連情報や当日のレジュメ等

参加前に確認しておくと便利な資料やURLがあればお送りしましょう。また、当日の資料の簡易版なども合わせて送っておくと参加者の興味を持続させることが可能です。
他にも、類似のウェビナー情報があればおすすめするのも良いでしょう。


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効果的なメール送信のタイミング

ターゲットごとにベストなメール送信タイミングは異なります。ターゲット層の生活リズムを想像してメールをゆっくり読んでもらえそうなタイミングを狙うのが大切です。

ターゲットごとの送信タイミングの例

ビジネスマンなら朝の通勤電車の中や、昼休みにスマートフォンを見ることが多いので、プライベートに関する内容のウェビナーであれば朝8-9時や昼の12時がおすすめです。
仕事に関係する内容であれば業務用のメールで受信している可能性が高いので、朝のメールチェックが落ち着いた時間や夕方もねらい目です。一般的に月曜日・金曜日は会議などが入りバタバタしている場合が多いので、ビジネス系の内容であれば平日の火曜日～木曜日に送信するのが良いとされています。

主婦の方であれば、家事がひと段落して夕飯の準備が始まる前の14-16時ごろが開封のピークである場合が多いです。パート等をしている場合も、子どもの送迎や帰宅の関係で早い時間に働いている可能性が高いので、同様の時間帯に開封率が高くなると予想できます。

このように、ターゲットに合わせて配信時間を考えてみましょう。

メールを送る回数や時期は？

まず、ウェビナーの集客メールの場合、参加者のスケジュールの都合があるので最初のメールは2～3週間前には送信できるように用意しましょう。また、先の予定だと申し込みを忘れてしまう場合や、急遽スケジュールに余裕ができる場合も考慮して1～3日前にもメールを配信すると良いでしょう。「申込締切間近」等の文言をメールタイトルに沿えるとより一層効果的です。

参加方法の練習メールは、参加申し込み時とプラスして、前日・当日にもリマインダーメールとして送信するようにしましょう。参加時に過去のメールを探すことが難しかったり、参加を忘れてしまう場合に効果的です。

メール送信機能のあるCMSなどを利用すれば、自動で決まった日付にメールを送ることができるので便利です。メールリストの規模によっては手動での管理は大変でミスも増えるので、このようなサービスの導入を検討してみてもいいかと思います。

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ウェビナー案内メールのコツ

メールマーケティングは様々な手法があり、ターゲットや訴求内容によってその効果は様々です。今回は、メールでのウェビナー集客の効果を最大限発揮するためのコツを2つご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

ターゲティングが重要

メール集客はターゲティングがとても重要です。興味のない内容のウェビナーを案内してしまうと配信解除や迷惑メール設定などの可能性もありますので、慎重に細かいターゲット設定を行いましょう。メールを送るリストは量より質を重視することで、結果的に成約率UPにも繋がります。

参加者の目線に立てているかチェック

ウェビナーの内容を伝えたいあまり、情報の押し付けになってしまうことがあります。「ウェビナーに参加するメリット」「ウェビナーでできる/わかるようになること」を提示することで参加したいと思ってもらうことが大切です。お困りごとの提示(問題提起)から、ウェビナーで解決するというイメージを持ってもらうえば参加意欲が高まりやすくなります。「参加すると具体的にどうなる」という未来が想像できるメールを心がけましょう。

コピペOK！ウェビナー案内メールテンプレート

以上のポイントを押さえて、さっそくウェビナーの集客メール・参加案内メールを書いていきましょう。送信タイミング別にメールのテンプレートをご用意したので、ぜひコピー＆ペーストで使用してみてください。

集客メールテンプレート①

最初の集客メール

件名

本文

集客メールテンプレート②

開催直前の集客メール

件名

本文

参加案内メールテンプレート

件名

本文

効果的なメールで集客を成功させよう

ウェビナーのメールによるマーケティングは、正しい方法でメールを送ることができればとても効果的です。ウェビナーの内容や、商材・サービスによって効果や手段は異なるので、今回の記事を参考に、ABテスト等を用いて自分のウェビナーにぴったりの攻略法を見つけていただければと思います。
以上、「【コピペOK】集客を成功させるウェビナー案内メールの書き方」でした。最後までお読みいただきありがとうございます。

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また、ウェビナーへの参加をご希望の方、まずはウェビナーに参加してどんなものなのか見てみたいという方は、ウェビナー開催情報も随時更新中でございます。

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