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【テンプレあり】ウェビナーのお礼メールで目標達成率UP!

こんにちは、わしづかみウェビナーです。ウェビナーを開催した際に、集客や本番当日と同じくらい重要なのが『お礼メール』や『フォローアップメール』です。
ウェビナーには、見込み顧客の獲得や商談の設定など、様々な目標がありますが、目標を達成するためには開催後のフォローアップが重要です。
今回は、ウェビナーのお礼メールの大切さや注意事項、書き方のコツを解説。さらに、コピー&ペーストでご利用いただけるフォローアップメールのテンプレートもご用意しましたので、ウェビナーのお礼メールでお悩みの方はぜひ最後までお読みください。

ウェビナーのお礼メールの重要性

メールのイメージ画像

ウェビナーのゴールを達成するため

前述のとおり、ウェビナーのゴールは「ウェビナーを開催すること」ではない場合が大多数です。例えば、見込み顧客の獲得、商品やサービスへの興味付け、商談への誘導、商品の購入や契約など、最終的なゴールは、事業や顧客のステージによってさまざまかと思います。

そこで、目標に合ったフォローアップメールをお送りすることで、せっかくウェビナーに参加してくれた顧客を取り逃すことなく、KGIを達成するようにしなくてはいけません。

ウェビナー参加後に参加者をそのまま放置してしまうと、見込み度合いの高い顧客でも、どのように行動すればいいのかわからず、興味を失ってしまう可能性もあります。そんなもったいない状況を防ぐために、顧客の興味を惹いたり、次のステージへ促したりするフォローアップメールはとても重要なのです。

不参加の方をフォローアップするため

ウェビナーでフォローアップするべきは、ウェビナーに参加済みの方だけではありません。当日何らかの理由で参加できなかった方や、そもそも参加の意欲が低く、参加してくれなかった方に向けても、フォローアップメールを送ることで次のセミナーに参加してくれたり、サービスや商品に興味を持っていただける可能性があります。
参加してくれなかったからといって目標の達成をあきらめてしまうのではなく、なぜ参加しなかったのか、何に興味を持っているのかを考えて、できるだけ次のステップに進めることができるようにしましょう。

ウェビナーお礼メールでのお悩みポイント

お礼メールをお送りしようとした際に、下記のような点にお悩みの方は多いのではないでしょうか?

  • どのタイミングで送ればよいのかわからない
  • 送る内容がわからない
  • どのくらいの頻度で送ればいいのかわからない
  • すべての参加者に同じ内容でお送りしていいのかわからない etc…

一口にお礼メールといっても、ただウェビナーへの参加にお礼を言うだけではもったいないです。顧客に合わせた内容・情報やタイミング・頻度が重要ですが、ウェビナー参加者はまだまだ接点が少ないこともあり、どうすればいいのかわからないという方が多くいらっしゃいます。ポイントを押さえて、少しずつ改善していきましょう。

お礼メールの改善ポイント

ウェビナーのお礼メールは、大きく二つの内容に分けることができます、それぞれで大切なポイントがありますので、一つずつ見ていきましょう。

内容①当日の振り返り

まず、ウェビナーの内容に対する理解を深めてもらうための当日の内容の振り返りを必ず入れておきましょう。ウェビナーの振り返りをすることには下記のようなメリットがあります。

当日の振り返りをするメリット

  • 内容への興味がさらに深まる

    ウェビナーでお伝えした内容を一回で理解していただくのはなかなか難しい場合が多いです。ビジネス系のウェビナーでは、理解したことを実践していく必要があるので、その際にマニュアル代わりになる資料があると喜んでいただけることが多いです。

  • ながら聞きや途中参加・途中退出の方にアプローチできる

    セミナーと違い、自宅などでも気軽に参加することができるウェビナーはでは、最初から最後まで集中して聞いている方は少ないものです。一説によると、ウェビナーに参加してくださった方の4割は途中で退出してしまうと言われています。
    そこで、ウェビナーの内容を改めてメールでお送りすることで、聞き逃した部分に参加者にとって有益な情報があったということを防ぐことができます。

  • 文章や画像入りの資料・動画を使用することで理解が深まる

    ウェビナー中は、時間も制限されているため、ゆっくりスライドや画像を見てもらうことが難しい場合があります。細かい数字のグラフや、統計資料などはメールでお送りすることで、内容の理解度と信頼性を高めることができます。

  • メールで残すことで社内検討がしやすくなる

    ウェビナーに参加してくださった方が、社内での意思決定権を持っているとは限りません。むしろ、なにか解決すべき問題を抱えている企業の方であれば、同種の様々なウェビナーなどへ参加し、情報を集めたうえで比較検討していくのが一般的なのではないでしょうか。なので、ウェビナー内で口頭でお伝えするだけでなく、メールで資料や文章等、社内共有しやすいものをお送りするほうが、スムーズに検討ができます。さらにこちらで用意した資料を意思決定者に見てもらいやすくなるので、直接自社製品をアピールすることが可能です。

ウェビナー当日の振り返りをメールに記載する際は、上記の点を踏まえて「全体の概要がわかる・サービス内容やメリットがわかる・詳細の画像や資料が見られる」というのを意識しましょう。ただし、すべての情報をメールの本文に詰め込むと、冗長で読む気を無くしてしまう可能性があります。社内共有や後から内容を確認することも踏まえて、内容の振り返りはPDFなどにまとめるのがおすすめです。

内容②今後の動き

二つ目は今後の動きを検討していただくステップです。一つ目の当日の振り返りが、ウェビナー内容への興味関心を深めていただくものとすると、こちらはより具体的に、顧客をゴール(目標達成)へと導くものです。なので、例えば下記のように、目標設定に応じて内容を深める必要があります。

  • ゴールがファン化の場合

    顧客により自社を身近に感じてもらい、次回の商品購入等の際に自社製品を選択してもらうために重要な「ファン化」を施策のゴールに設定する場合は、「次回のウェビナー参加のご案内」や「自社サイト・自社SNSへの誘導」が効果的です。特に、オウンドメディアを持っている場合や、読み応えのあるコンテンツを所有している場合は、自社サイトが強い武器となります。
    サイトやSNSで今回のウェビナー参加者の興味を惹きそうな内容がない場合は、関連ウェビナーを近い日程で開催することがおすすめです。できれば。カスタマージャーニーを作成する段階で何度かのウェビナーを組み込み、順番に興味を持ってもらえる内容にするか、シリーズ物のウェビナーにすることも効果的です。

  • ゴールが購入や契約の場合

    ゴールが購入の場合は、顧客の熱量を見極めてパーソナライズをしつつ、ゴールまで導いていく必要があります。そのためには、アンケートや事前の調査で、顧客が何にお困りなのか、商品の検討段階はどの程度なのかを知っておくことが必要です。
    顧客の熱量が高い場合は、直接商談のご連絡をしてもいいですが、熱量がまだ低いと判断できる場合は、さらに自社製品の魅力を知ってもらうための資料や、併せてご案内できるサービスなどのご提案も効果的です。
    ただし、いずれの場合も顧客から営業担当に連絡ができる手段は複数用意しておきましょう。顧客からアクションを起こしたいのにどうすればいいのかわからないという状況を防ぐためです。
    BtoBであればメール・電話・問い合わせフォームなど、BtoCの場合はこれらに加えてLINEなど気軽に連絡ができる手段を加えると問い合わせのハードルが下がるのでおすすめです。

お礼メールをコンバージョンにつなげるポイント

つづいて、ウェビナーのフォローアップメールをコンバージョン・目標達成につなげるための具体的なテクニックをいくつかご紹介していきます。

メールを送信するタイミング

ウェビナーのフォローアップメールは、できるだけ早めに送信しましょう。まだ参加者の頭にウェビナーの記憶が強く残っている状態のほうが、ウェビナーとメールの内容が紐づきやすく、開封率の上昇も見込めます。
具体的には、ウェビナー開催直後の当日中に送るのがおすすめです。

メールの回数

メールの回数は、多すぎるとしつこいと思われてしまう可能性が大きいです。複数回送る場合も、内容を変えて、新鮮な情報として受け取れるように心がけましょう。また、開封しているかどうか、リンクや資料をクリックしているかどうかでメール内容を細かく分けていくこともおすすめです。

添付する情報やメディア

ウェビナーのフォローアップ時に添付する情報は、ウェビナー当日の記憶と紐づけられるように、ウェビナー開催時に使用していた資料と雰囲気を合わせておくと良い印象を与えられます。
また、ウェビナー当日の録画をアーカイブとして配信する場合には、不要な部分をカットしたり、必要な個所には字幕を付けるなどすると、視聴者に余計なストレスを与えることなく内容に集中してもらえます。

メール送信時のタイトルや送信者

お礼メールを送信する際には、「自分が参加したウェビナーについてのメールだ」ということが分かるようなタイトルにすることで開封してもらいやすくなります。また、メール送信者は代表アドレスよりも、講師や司会者個人から送信することで、開封率が上がる場合もあります。起業からのメールはメルマガ等が多くスルーされてしまいやすいので、開封率がいまいちよくないという方はこのようなテクニックも使用してみましょう。

フォローアップメール例文

最後に、フォローアップメールの例文を2パターン紹介します。コピペ・アレンジしてぜひ使用してみてください。

テンプレート①(BtoB)

件名

本日は○○ウェビナーにご参加いただきありがとうございます

本文

○○株式会社
□□様

平素よりお世話になっております。本日「○○ウェビナー(ウェビナータイトル)」の講師を務めさせていただきました、●●株式会社の■■です。
本日はお忙しいところウェビナーへご参加いただき誠にありがとうございました。

ウェビナーの内容をまとめた資料を下記URLからダウンロードしていただけます。ウェビナーではお見せ出来なかった、実際に弊社サービスを利用したお客様の売り上げの推移や、製品のサービス画面などの情報も多く掲載しておりますのでぜひご覧ください。

https://****************(資料URL)

また、本日ご紹介した以外にも、ビジネスの効率をアップする多くの機能が「○○」1つでご利用可能です。無料で専門のスタッフが御社のお悩みを解決できるツールやご利用方法をご提案可能です。

下記のリンクからご予約が可能ですので、「○○」の導入を検討していらっしゃる方や、□□の効率化でお悩みの方はぜひご参加ください。

https://****************(予約URL)

改めまして、この度は「○○ウェビナー(ウェビナータイトル)」へのご参加ありがとうございました。
引き続き、●●株式会社をどうぞよろしくお願いいたします。

テンプレート②(BtoC)

件名

「○○ウェビナー(ウェビナータイトル)」へご参加いただいたあなただけにお得なご案内

本文

□□様

「○○ウェビナー(ウェビナータイトル)」の講師を務めさせていただきました、●●株式会社の■■です。
本日はお忙しいところウェビナーへご参加いただき誠にありがとうございました。

ウェビナーでご紹介させていただいた商品の詳細や、ライン使いでさらに効果をUPさせるシリーズ商品のご紹介を下記リンクでご覧いただけます。

https://****************(サイトURL)

さらになんと、本日ウェビナーへご参加いただいた方限定で、全品20%OFFでご購入いただけるクーポンを発行しております!
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フォローアップメールを有効活用してゴール達成

いかがでしょうか。ウェビナーを開催するだけで終わりではなく、フォローアップメールをお送りすることで目標達成率をUPすることが可能です。ぜひメールのポイントやテンプレートを利用してみてください。
以上、「【テンプレあり】ウェビナーのお礼メールで目標達成率UP!」でした。最後までご覧いただきありがとうございます。

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