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【リアル×オンライン】ハイブリッド開催ってなに?【言葉の意味から開催時の注意点まで!】

こんにちは、わしづかみウェビナーです。現在徐々に注目されている「ハイブリッド開催」のセミナーをご存じでしょうか。今回は、ウェビナーでもセミナーでもない、ハイブリッド開催セミナーについてご紹介していきます!メリット・デメリットや開催時の注意点まで網羅していますのでぜひ最後までご覧ください!

ハイブリッド開催とは

セミナーのイメージ写真

もともとハイブリッドとは「異種のものの組み合わせ・掛け合わせによって生み出されるモノあるいは生き物を意味する語。(Weblio辞書より抜粋)」です。電気とガソリンの組み合わせで走るハイブリッドカーなどで耳になじみのある方も多いのではないでしょうか。

ハイブリッド開催セミナーの場合、組み合わされているのは「リアル」と「オンライン」です。つまりハイブリッド開催とは、オンラインとリアル会場の両方から参加できるイベントの形式のことです。
セミナーだけでなく、昨今は今までリアル会場のみでの開催だけだった大型の展示会・EXPO等も、どんどんオンラインと併せて開催されるようになっています。

なぜ今、ハイブリッド開催セミナーが増加しているのでしょうか。コロナ禍でリアル会場でのウェビナー開催が中止になるリスクや、緊急事態等の発令により、参加申し込みしていたが外出を控えたいという参加者のニーズに対応するためというのが大きな要因です。また、オンラインイベントが増えていく中で、オンライン疲れした方やマンネリを感じている方を、今一度オフラインで集客したいという理由もあります。
しかし、ハイブリッド開催をする理由はネガティブな理由からだけではありません。主催者はリアル開催・オンライン開催両方のメリットを得ることができますし、参加者はその時の状況次第で自分に合った参加方法を選択することが可能です。

ハイブリッド開催の種類

今回の記事では、会場で実際に開催されるセミナーの中継をオンラインで視聴できるタイプのセミナーについてご説明しますが、ハイブリッド開催には他にも様々な形式があります。
例えば、講師が実際に参加者の前に登場するわけでなく、オンライン中継で登壇する場合もあります。ウェビナーと似ていますが、異なるのは主催者側が参加者に視聴用の会場を用意している点です。遠方の講師に登壇してもらう場合・複数会場に多数の参加者がいる場合・企業のグループ全体の勉強会などに向いています。さらに、リアルで講師が登壇したうえで、遠方の複数会場にその様子を中継するパターンもあります。こうすることで遠方の会場の参加者もそれぞれでディスカッションが行える等のメリットがありますが、かなり大規模な開催となるため、多くの顧客・ファンを抱える企業や講師でない場合は集客が難しいと思われます。

ハイブリッド開催のメリット

ハイブリッド開催が注目される背景には、開催者・参加者双方のメリットの多さがあります。ここでは、開催者・リアル参加者・オンライン参加者それぞれのメリットについて確認していきます。

開催者のメリット

まずは、セミナーの開催者のメリットです。開催者はリアル開催・オンライン開催の両方のメリットを享受することが可能です。リアル開催だけでは集客できない遠方の顧客や、オンライン開催に抵抗のある世代の顧客など、片方の開催では取り逃してしまう顧客に残らずリーチすることが可能です。

リアル参加者のメリット

実際に会場まで足を運んで参加するメリットとしては、会場ならではの一体感やリアル感を感じることができるというのが大きいポイントです。また、質疑応答等が行われた際に、実際に対面して話すことが可能なので、コミュニケーションを取りやすくなります。他にも、会場内でディスカッション等があれば、ほか参加者と交流・意見交換をすることも可能です。
そして、講演の様子が収録されているため、後からアーカイブを視聴できる可能性があるということも、ハイブリッド開催特有のメリットです。あとから見返すことができれば、会場で一生懸命メモを取らずに、話を聞くことに集中できます。

オンライン参加者のメリット

オンラインでセミナーに参加するメリットは、なんといっても自宅からでも簡単にセミナーを視聴できるということです。遠方の方はもちろん、スケジュールの都合で移動できない場合でもセミナーに参加することが可能です。また、オンライン開催は新型コロナウイルス等の影響を受けづらいため、感染に不安を感じながら参加する必要もありません。
ハイブリッド開催ならではのメリットとしては、会場参加者の雰囲気が画面越しに感じられるということでしょうか。やはり登壇者も、カメラに向かって講演するよりも実際に参加者が集まっているほうが、熱量が多くなるものです。ウェビナー配信だけでは伝わってこない温度感を感じることができるのはメリットと言えるのではないでしょうか。

ハイブリッド開催のメリット

多くのメリットがあるハイブリッド開催セミナーですが、もちろんデメリットも存在します。デメリットを踏まえたうえで、開催を検討することも大切です。

開催者のデメリット

開催者の一番のデメリットは、オフラインとオンライン両方の準備をしなくてはいけないため、とにかく時間・費用がかかることです。オンライン用の配信の準備・機材の手配から、リアル参加者のための会場のレンタル費用、当日の誘導と、必要な作業や準備がオンラインとオフラインで異なりますので、その分手間がかかります。当日も、配信関係のスタッフや会場内での作業を行うスタッフ等、必要な人数も増えますので、スタッフの確保が必要です。

リアル参加者のデメリット

リアル参加者は、ハイブリッド開催特有のデメリットはほとんどありません。しかし、セミナーによっては配信時に会場の様子が映し出される可能性があります。もし配信されて困るようなら、事前に要項を確認するか、記載がないようであれば主催者に確認しておきましょう。

オンライン参加者のデメリット

会場の参加者と比較するとどうしてもライブ感や会場の雰囲気を感じづらいので、登壇者からの配慮が少ないと取り残された気持ちになることもあるかもしれません。また、ディスカッション等がプログラムにある場合は参加するのが難しいため、講演のみウェビナー配信ということが多いのではないでしょうか。

メリット デメリット
主催者
  • リアルとオンライン両方のメリットを受けられる
  • より多くの顧客にリーチできる
  • 準備に時間や費用が掛かる
  • リアル参加者
  • 会場の一体感・リアル感を感じられる
  • ディスカッション等に参加できる
  • 会場の様子が配信される可能性がある
  • オンライン参加者
  • どこからでも安心して参加できる
  • 会場の雰囲気から取り残されることがある
  • ハイブリッド開催で注意したい点

    ハイブリッド開催のメリット・デメリットが分かったところで、実際に開催する際にはどのような点に注意して準備していけばいいのかも押さえておきましょう。ここでは、通常のウェビナーと、ハイブリッド開催を比較して、ハイブリッド開催ならではの注意点を列挙していきます。

    オンライン参加者への配慮

    ハイブリッド開催の場合、登壇者の目に入るのはどうしてもリアル会場に足を運んでいる参加者です。この時、オンラインの参加者のことを忘れて話してしまいそうになりますが、そうするとオンラインの参加者が疎外感を感じてしまうことがあります。ハイブリッド開催の際には、要所要所でオンライン参加者に挙手機能などを使用してリアクションを求めたり、質疑応答にはチャットで参加してもらうなど、オンラインの参加者も積極的に参加できるよう呼びかけを行いましょう。

    会場にいる方への配慮

    リアル参加のデメリットとしても挙げていましたが、会場では何かの拍子に参加者の方のお顔が映りこんでしまうことも珍しくありません。できれば、事前に配信に映りこんでしまう可能性があるということを了承いただいておきましょう。

    どちらの参加者も問題なく参加できているか確認する

    ハイブリッドセミナーの開催の場合、リアル会場の参加者だけでなく、オンラインでの参加者にもしっかりとコンテンツを届ける必要があります。中継の音声が入っていなかったり、映像が乱れたりなどのミスはオンライン配信では特に注意しましょう。できれば会場外で配信をチェックするスタッフを用意しておくと、配信に問題があった際にすぐに共有が可能です。また、場内とオンライン両方で資料や動画を共有したい場合は特に、オンラインでは見れていなかったというミスが起こりがちです。コンテンツを共有する際には事前確認と配信中のチェックをより一層強化ましょう。

    オンラインでもオフラインでも見やすい資料を

    リアル会場とオンライン配信では、環境により資料の文字や画像の見え方にどうしても違いが出ます。会場で映しているスクリーンや画面をそのまま撮影してオンライン配信する場合には特に注意が必要です。プロジェクターなどで資料を映している場合、配信の明るさや照明によってはかなり見えづらくなってしまう可能性がありますので、配信用には別で資料を共有するか、事前に本番と同じ照明環境で映り方のテストをしておきましょう。

    ハイブリッド開催時のフォローアップ

    セミナーを開催するにあたって、当日までの準備や本番の内容も大切ですが、営業としてのセミナーの場合は本番後のフォローアップも大切です。そして、ハイブリッド開催のセミナーでは、リアル会場に参加してくださった方とオンライン配信で参加してくださった方で効果的なアプローチが異なります。
    それぞれの特徴を抑えて効率よくフォローアップを行うことが重要です。

    リアル参加者へのフォローアップ

    リアル会場へ足を運んで参加してくださった方は、非常にセミナー内容への興味関心が高いのが特徴です。関心度の高い参加者を次のフローに進めるために、計画的なマーケティングを行う必要があります。会場では、参加者のお困りごとや関心対象を知るためにも、ぜひアンケート調査を行いましょう。中には「セミナー内容が思っていたものと違った」という参加者もいるかもしれません。このようなターゲティングの不一致をなくすためにもアンケート調査は重要になります。集客の段階で掲載内容や内容の提示に問題がある可能性もあるため、アンケート調査と、集客内容のテストを重ねることで、ターゲティングの精度を高めることができます。

    また、できれば会場内に商談やご相談が可能なスペースを設置し、担当者とすぐに話ができるようにしておくと、関心の高いうちにリアルタイムでアプローチすることが可能です。担当者とマンツーマンで相談が可能なセミナーは参加者にとっても魅力的なものとなるでしょう。

    オンライン参加者へのフォローアップ

    アンケート調査のイメージ

    オンラインからの参加者は、関心度の高い方もいる可能性がありますが、「とりあえず参加してみよう」という方が多くなりがちです。できればオンラインの場合もアンケートフォームをお送りして、関心度やお困りごとを見極めたうえで、効率よくフォローアップをすることが必要です。しかし、オンラインはその場でアンケートに記入してもらうことが難しいため、どうしてもアンケートの回答率が下がる傾向にあります。
    できれば、セミナー時間中にリアル会場の参加者同様アンケート回答時間を設けて、その場で記入・送信してもらうことが望ましいでしょう。
    また、オンラインでの参加者は「ながら見」などでセミナー内容をしっかりと聞いていない場合も多いです。当日講演後のお礼メールには、ウェビナー内容の簡潔なまとめや、資料の添付をして、伝えたい情報を今一度しっかりと届けておくことが大切です。

    ウェビナーでのアンケートについてはコチラの記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

    特徴を理解すればハイブリッド開催の効果は大!

    ハイブリッド開催のメリット・デメリットから開催時・開催後の注意点等をご覧になっていかがでしょうか。ハイブリッド開催は、リアルとオンラインそれぞれの特徴をしっかり理解して開催すれば、幅広い参加者をターゲットにすることが可能ですので、効果的なマーケティング方法といえます。
    通常のセミナー・ウェビナーだけではなく、ハイブリッド開催も検討してみてはいかがでしょうか。

    まずはウェビナーからはじめてみたいという方はぜひご相談ください

    「ウェビナー開催経験がないのでハイブリッド開催は不安」「セミナー実績がないので、まずはウェビナーからはじめていきたい」という方はぜひわしづかみウェビナーにご相談ください。わしづかみウェビナーではウェビナーから開催のご相談から、集客まで、はじめてのウェビナー開催でもワンストップでサポートが可能です。

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    現代ではなぜウェビナー集客が重要視されるのか

    ウェビナーは現在急速に普及し、様々な大企業がマーケティングにウェビナーを活用しています。ではなぜこれほどまでに「集客ツール」としてウェビナーが注目されているのでしょうか。 まず1つ目に、ウェビナーに参加する顧客は、ウェビナーの題材に沿った「悩み」をすでに抱えている可能性が高いからです。ウェビナーに参加することで、ビジネスであったり、個々の生活における悩みを解決する方法を手に入れることを期待しています。つまり、悩みを解決するたねびツールであったりサービスへの興味関心が高く、購入・契約につながりやすい顧客が集まりやすいといえます。こうして、上質なリードを獲得できることが、企業がこぞってウェビナーを開催する理由の一つです。 次に、ウェビナーは1人の講師が多数の顧客に一度にアピールすることができます。しかも、通常のリアルセミナーの場合は会場に収容できる人数に限りがありますが、ウェビナーでは(ツールによって差はあるものの)人数の上限がほとんどありません。働き方の改革が求められる中で、効率よく営業をかけられるとい鵜部分が大きく注目されています。 そして最後に、ウェビナーはSNSでの拡散との相性が非常に良いことも特徴です。ウェビナーの参加者は、情報収集だけでなく情報発信にも関心が強い場合が多いので、素晴らしいウェビナーを視聴した後は、感想や意見をSNSでフォロワーに共有する可能性があります。そうすると、企業側が集客をせずとも、ウェビナーの参加者が発信媒体となり、新たな顧客を呼び込んでくれる可能性があるのです。

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